1. Smluvní strany (Kdo jsme my a kdo jste vy)

1.1 Kdo jsme my (Poskytovatel):

V rámci projektu „Kultura pro školy“ pro vás program zajišťujeme společně (dále společně jen jako „Poskytovatel“ nebo „my“):

Sdružení Housova mlýna, z. s., se sídlem Pod Holečkovými sady 383/1, 390 01 Tábor, IČO: 65018982, zapsané v registru vedeném u Krajského soudu v Českých Budějovicích (oddíl L, vložka 2144). Zastupuje: Karolína Martincová. (Odpovídá za celkovou organizaci a fakturaci).

Karolína Martincová, se sídlem Římská 27, 120 00 Praha 2, IČO: 88873471, zapsaná v živnostenském rejstříku vedeném Úřadem městské části Praha 2. (Odpovídá za produkční zajištění na místě, koordinaci účinkujících a fakturaci).

1.2 Kdo jste vy (Objednatel):

Škola, školka nebo jakákoliv jiná organizace (dále jen „Objednatel“ nebo „vy“), která si objedná náš program v rámci projektu „Kultura pro školy“ přes naše webové rozhraní, e-mail nebo telefonicky.

2. O čem tyto podmínky jsou a co znamenají?

2.1 Odkud pravidla pocházejí: Tato pravidla (obchodní podmínky) jasně říkají, na čem jsme se spolu domluvili. Řídí se českým občanským zákoníkem (§ 1751 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb.) a platí pro vztah mezi námi a vámi.

2.2 Co je to Pořad: Pořadem myslíme jakoukoliv naši přednášku, představení, workshop, online přenos nebo jinou akci pro vaše žáky, studenty či učitele. Všechny podrobnosti – jako je přesný termín, cena za osobu nebo celková částka – najdete vždy v potvrzené objednávce.

2.3 Co má přednost: Tato pravidla jsou automaticky součástí každé objednávky. Pokud se ale v e-mailech výslovně domluvíme na něčem jiném (třeba na individuální slevě), má naše e-mailová dohoda přednost před tímto textem.

2.4 Souhlas s podmínkami: Jakmile nám pošlete objednávku (přes web, e-mailem, telefonicky nebo písemně), potvrzujete tím, že jste si tato pravidla přečetli a souhlasíte s nimi.

2.5 Souhlas vedení školy: Počítáme s tím, že pan učitel, paní učitelka nebo kdokoliv jiný, kdo u nás pořad objednává, k tomu má souhlas pana ředitele nebo paní ředitelky.

3. Jak funguje rezervace našich pořadů?

Milé paní učitelky, milí páni učitelé, moc dobře víme, že naplánovat školní akci mimo budovu není jen tak. Než odsouhlasíte termín a počty osob, musíte projít kolečko schvalování u vedení, sladit se s kolegy a zapsat akci do ročního plánu školy. Abychom vám organizaci co nejvíce usnadnili a zároveň chránili čas našich lektorů i kapacitu sálů, rozdělili jsme rezervaci do 3 logických kroků – od nezávazné debaty až po finální doladění nemocných dětí. Pojďme se podívat, jak to funguje a co která fáze znamená.

3.1 Fáze 1 - nezávazná rezervace (čas na rozmyšlenou)

Víme, že potřebujete čas na schválení akce u vedení. V této fázi vám vyjdeme maximálně vstříc.

• Jak to funguje: Vyberete si termín a my vám ho podržíme. Klidně už na podzim pro jarní termíny. Někdo potřebuje na rozmyšlenou den, někdo dva týdny – stačí nám napsat, kolik času na schválení potřebujete.
• Změny a rušení: V této fázi máte naprostou volnost. Můžete libovolně měnit počty tříd nebo celou návštěvu bez jakýchkoliv sankcí zrušit.
• Volitelné aktivity (ochutnávka a výtvarné aktivity): Zatím nám stačí vědět jen hrubý odhad, zda o ně bude zájem. Stačí si vybrat z kategorií: Všichni – Někteří – Nikdo. Pokud budete dávat žákům na výběr, zvolte možnost „Někteří“ a přesná čísla teď řešit nemusíte.
• Váš úkol v 1. fázi: Jakmile zjistíte, zda vedení s akcí souhlasí, zda se přidají další třídy a termín máte pevně v ročním plánu školy, rezervaci upravte nebo potvrďte. Pokud akce neklapne, nic se neděje. Dejte nám vědět a my termín uvolníme ostatním.

3.2 Fáze 2 - závazná rezervace (jdeme do toho naplno)

Vedení o akci ví a my s vámi pevně počítáme. V tento moment přestaneme termín a kapacitu nabízet dalším zájemcům.

• Jak to funguje: Potvrdíte nám akci vyplněním závazného formuláře. Před odesláním prosím zkontrolujte ostatní školní aktivity, výlety či maturity, aby nedošlo k termínové kolizi. Pokud se vám studenti přihlašují individuálně, reálně vyhodnoťte jejich zájem – argument „mysleli jsme, že jich přijde víc“ týden před akcí už bohužel nedokážeme vyřešit.
• Volitelné aktivity: Pokud jste dříve zvolili možnost „Někteří“, měsíc před akcí vás vyzveme k upřesnění počtů, abychom stihli u dodavatelů vše objednat, připravit suroviny a materiál. Tyto počty můžete bez sankcí měnit až do posledního týdne před akcí.
• Podzimní vs. jarní termíny: Termíny na celý rok zveřejňujeme v srpnu. Podzimní termíny objednávejte závazně rovnou. Pokud víte, můžete závazně objednávat i jarní. Nebo si u jarních termínů můžete kliknout jen na 1. fázi (nezávazně) a během prosince/ledna vás vyzveme k překlopení do závazné rezervace.
• Změny a storno podmínky ve 2. fázi: Chápeme, že život ve škole přináší změny, ale jako externí dodavatelé je nedokážeme ovlivnit. Pokud musíte počet tříd snížit (např. ze 3 na 2):
  • Zkuste najít náhradníky: Jste obklopeni kolegy ve škole nebo v partnerských školách, kde můžete volné místo nabídnout.
  • Přesuňte termín: Jako řešení bereme i přesun na jiný volný pořad v našem aktuálním kalendáři.
• Storno poplatky při zrušení bez náhrady:
  • Více než 30 dní před akcí: Zrušení zcela zdarma.
  • 14 až 30 dní před akcí: 50 % ze základního vstupného za rušený počet míst.
  • Méně než 14 dní před akcí: 100 % ze základního vstupného i ze všech objednaných volitelných aktivit.
• Co je a není vyšší moc? Pokud zasáhne vyšší moc (karanténa, celostátní zavření škol apod.), storno samozřejmě nepožadujeme. Výlet třídy do zahraničí, exkurze nebo ředitelské volno vyhlášené 14 dní před akcí ale nejsou vyšší mocí. Akci máte ve školním plánu a za tyto změny nese odpovědnost škola.

3.3 Fáze 3 - nemocní žáci a finální počty (týden před akcí)

Víme, že nikdo netuší, kdo bude za měsíc nemocný. S tím počítáme, ale protože máme omezenou kapacitu, musíme v určitém bodě počty uzavřít.

• Jak to funguje: Týden před akcí vám pošleme rekapitulační e-mail. Máte čas do pátku tohoto týdne, abyste nám nahlásili aktuální absence a nemocné děti.
• Uzavření počtů: V pátek před týdnem konání akce počty definitivně uzavíráme. Od této chvíle jsou počty (na program i volitelné aktivity) závazné pro platbu a je nutné je uhradit.
• Limity pro nemocné: V této fázi upravujeme pouze počty jednotlivců, nikoliv počty tříd. Maximální tolerovaný úbytek z důvodu nemoci je 10 % z celkového počtu přihlášených dětí.
• Jak řešit chybějící studenty po uzávěrce? Funguje to stejně jako vstupenka do kina, divadla nebo na koncert – po uzávěrce už propadá. Volná místa můžete obsadit náhradníky z jiných tříd, případně chybějící žáky doplatit z třídních fondů či šablon.
• Naše kompenzace: Chybějícím jednotlivcům rádi jako náhradu věnujeme voucher na jméno na jakýkoliv náš pořad v probíhajícím školním roce.

3.4 Doporučení pro vás: Komunikujte tyto podmínky s rodiči předem. Abychom vám to usnadnili, můžete využít naši vzorovou přihlášku pro rodiče, kde je toto pravidlo jasně vysvětleno.

4. Jak a kdy za pořad zaplatíte?

4.1 Naše platební preference: Nejraději máme platbu v hotovosti přímo na místě (příjmový doklad je u nás samozřejmostí). Pokud potřebujete platit na fakturu, dejte nám to vědět předem – standardní splatnost po akci je 14 dní.

4.2 Platba na místě bez stresu: Velmi vás prosíme, mějte peníze od studentů (včetně volitelných aktivit) vybrané a spočítané předem. Před začátkem programu na chodbě už na vybírání od dětí není čas ani prostor.

4.3 Doklad vám upravíme na míru: Účetní doklad vám vystavíme přímo na místě a napíšeme na něj přesně to, co vaše účetní potřebuje. Není problém vypsat jednu celkovou částku, rozdělit doklady pro jednotlivé třídy, oddělit základní program od volitelných aktivit, nebo část vyfakturovat škole z fondů. Stačí říct, jak to potřebujete.

4.4 Šablony a jiné fondy: Pokud akci hradíte z projektových šablon (např. OP JAK) nebo jiných dotačních fondů, žádný problém. Způsob platby a potřebné texty na smlouvu a fakturu spolu domluvíme individuálně.

4.5 Prosba na závěr (Dodržování počtů): Respektujte prosím pravidla ze 3. fáze o uzavírání počtů v pátek před akcí. Je to pro nás i pro vás velmi nepříjemné, když se těsně před začátkem představení musíme na chodbě před studenty a ostatními kolegy dohadovat, že pět studentů nedorazilo a vy za ně nechcete zaplatit. Podmínky jsou pro všechny školy stejné. Naše kapacita i příprava lektorů, herců, muzikantů a surovin je v tu chvíli už fixně daná. Chybějící studenty proto, prosím, vyřešte náhradníky, ze školních fondů nebo uplatněním voucheru.

5. Co když musíme akci zrušit my a odpovědnost za dozor

5.1 Co když musíme akci zrušit my: Život přináší překvapení i nám. Pokud by se stalo, že pořad nebudeme moci zrealizovat například z důvodu nenadálé nemoci klíčových interpretů nebo technické havárie v našich prostorách, dáme vám vědět vteřinu poté, co se to dozvíme. Samozřejmě po vás nebudeme chtít žádné storno a přednostně s vámi domluvíme náhradní termín. Pokud se náhradní termín nepodaří najít, vrátíme vám případně zaplacené zálohy v plné výši.

Uděláme maximum pro záchranu vaší cesty: Obzvlášť u škol z větší dálky víme, že máte dopředu koupené jízdenky nebo objednaný drahý autobus. Pokud by k takové krizové situaci na naší straně došlo, slibujeme, že napneme všechny síly, abychom pro vás narychlo zajistili adekvátní náhradní program nebo záskok. Naším cílem je, aby děti nejely nadarmo a vaše náklady na dopravu nepropadly oknem.

Berte prosím na vědomí, že naše odpovědnost je omezena pouze na samotnou realizaci (či vrácení ceny) našeho pořadu. Nedokážeme hradit ani kompenzovat náklady na vaši dopravu (jízdenky, pronájem autobusů apod.), které vám v souvislosti s cestou vznikly.

5.2 Kdo hlídá děti: Po celou dobu našeho pořadu (včetně volitelných aktivit) odpovídá za bezpečnost, chování a dozor nad žáky škola a její pedagogický doprovod. Naši lektoři mají na starosti výhradně vedení programu, nikoliv hlídání dětí.

6. GDPR, fotky, videa a autorská práva

6.1 Náš pořad je autorským dílem. Prosíme učitele i žáky, aby v průběhu programu nepořizovali audiozáznamy ani videozáznamy celého představení bez našeho předchozího svolení. Udělat si pár fotek na památku nebo na školní web a sociální sítě je samozřejmě v pořádku.

6.2 Berte prosím na vědomí, že v průběhu pořadu někdy pořizujeme fotografie a videozáznamy. Tyto materiály běžně používáme pro naše marketingové, propagační a reportážní účely (například na našem webu, sociálních sitích nebo v tiskovinách).

6.3 Škola odesláním objednávky potvrzuje, že je s tímto focením srozuměna a garantuje, že má od zákonných zástupců žáků (rodičů) platné souhlasy s fotografováním v rámci školních a mimoškolních aktivit. Pokud některý žák takový souhlas nemá, pedagogický doprovod nás na to před začátkem programu upozorní a my zajistíme, aby tento žák na záběrech nebyl, nebo byl anonymizován.

7. Cestujete k nám z větší dálky?

7.1 Počítejte s časovou rezervou: Někdy pár minut čekáme na opozdilce, někdy se diskuse s dětmi protáhne nebo se do programu více ponoříme, takže se konec pořadu může zhruba o 10–15 minut posunout.

7.2 Naplánujte si spoje s klidem: Velmi vás prosíme, abyste si zpáteční autobusy či vlaky naplánovali s dostatečnou rezervou. Je velká škoda, když musíte se skupinou odejít z pořadu dříve. Náhlé úprky na vlak totiž mrzí nejen samotné odcházející děti, ale navíc úplně zruší vytvořenou atmosféru a zážitek pro zbytek diváků v sále.

8. Jak to chodí u nás (Pravidla prostoru a logistika)

8.1 Pravidla prostoru: Moc se na vás těšíme, ale abychom se u nás všichni cítili bezpečně, prosíme o dodržování základních pravidel slušného chování. Pedagogický doprovod odpovídá za to, že žáci nebudou ničit vybavení našich prostor. Pokud by přece jen došlo k nějaké škodě na našem majetku (např. poškození dekorací, rekvizit nebo vybavení), budeme nuceni náklady na opravu vyfakturovat škole.

8.2 Příjezd a odjezd: Naše prostory jsou pro vás otevřené nejdříve 15 minut před začátkem pořadu, abychom stihli vše nachystat. Stejně tak vás prosíme o pohodlné, ale rychlé opuštění prostor po skončení akce, abychom se mohli věnovat další skupině dětí.

8.3 Střídání stráží (Naše nejvymakanější logistická operace):

• Kde to může trochu skřípat: Protože se u nás reprízy pořadů střídají v rychlém tempu, občas nastane situace, kdy se odcházející škola potká s tou nově příchozí v našem nejužším místě (schody do šatny a chodba).
• Prosba o špetku trpělivosti: Pokud v tomto místě uvíznete v „zácpě“, prosíme vás o trochu klidu, nadhledu a trpělivosti. Naši lekttoři udělají maximum pro to, aby obě skupiny co nejrychleji a bezpečně nasměrovali tam, kam mají.
• Jak nám můžete pomoci: Pokud uvidíte, že je chodba plná, stačí na moment přibrzdit studenty ještě před vstupem a nechat předchozí školu v klidu odejít. Když budeme všichni trochu ohleduplní, zvládne to i ta největší skupina s úsměvem.

9. Potřebují žáci něco s sebou a máme se předem připravovat?

9.1 Žádaná příprava není nutná: Nemusíte studenty na nic dopředu chystat. Celým programem je krok za krokem provedeme sami.

9.2 Co s sebou: Jediné, co budou všichni studenti potřebovat, je obyčejná propiska nebo tužka.

9.3 Čisté boty na prvním místě: Pokud venku prší nebo sněží, poprosíme vás i studenty, abyste se před vstupem do sálů zuli nebo využili naše připravené návleky na boty. Děkujeme, že nám pomáháte udržovat čisté prostředí.

Nyní už všechno víte. Prosím, potvrďte detaily vaší rezervace do našeho rezervačního systému.

[PODMÍNKY KE STAŽENÍ]